Центр эпидемиологии Владимирской области

Хочу задать Вам несколько вопросов по системе АЖУР.

Хорошо.

Изначально, когда Вы только подбирали себе цифровую систему, какие боли и вопросы Вы хотели закрыть в своей работе?

Это был уже, наверное, крик о помощи. Мы подбирали программу для ведения учета реактивов. Чтобы можно было отметить, какое количество реактивов было, сколько было взято. Идеально было бы рассчитать, сколько реактивов следует закупать на месяц вперед или даже на полгода. Искали ПО для этого мы довольно просто - вводили запросы в поисковике, и одной из первый строк была ссылка на АЖУР. Так и решили с Вами связаться.

В медицинских организациях, а именно в лабораториях, нужно планировать закупку на полгода вперед. Это достаточно сложно просчитать. К тому же в нашей организации действуют одновременно 2 лаборатории, которые находятся в разных корпусах и заведуют ими разные сотрудники. Конкретно наша лаборатория располагается на трех этажах - в таких условиях довольно проблематично понять, что и где лежит, какие реактивы ты взял, а какие еще остались.

Без профессионального ПО было сложно?

Да, это так. Были мысли спасаться таблицами Excel, но тоже не очень удобно оказалось. Реактивы постоянно приходят, нужно следить за сроками годности, понимать, какие реактивы нужно использовать в первую очередь, а какие могут подождать на складе. Очень сложно было это считать.

И какие преимущества Вы получили уже в самом начале использования АЖУР?

Во-первых, теперь мы знаем, что у нас есть на складе. Не нужно идти туда и перепроверять остатки - вся информация есть в системе. Кстати, личное присутствие на складе не всегда дает полную картину ситуации, можно элементарно что-то не заметить. Во-вторых, стало удобнее планировать закупки реактивов, так как ты точно знаешь, что есть на складе, а что есть на месте в лаборатории. Также удобно рассчитывать остатки - по ним всегда есть отчеты, а также есть информация по нашим регулярным расходам. То есть мы знаем, в каком количестве тратим реактивы, а значит можем планировать будущие закупки.

А как долго Вы знакомились с системой? Сколько времени прошло с того момента, как мы предоставили Вам логины и пароли, до момента полноценной работы АЖУР?

Вникнуть в систему получилось довольно быстро. Были моменты, связанные с нашими внутренними процессами. У нас 2 лаборатории, у каждой из них свои закупки и свои анализы, но формируем мы единый отчет. Поэтому освоить шаблоны АЖУР было на первом этапе проблематично, так как работа каждой лаборатории у нас автономна. Но это скорее особенности нашей организации, а не ПО.

И еще один момент. Мы стали описывать наличии реактивов у лабораторий и поняли, что каждую партию каждого реактива нужно заводить отдельно. Это не очень удобно. Хотелось бы, чтобы отображался один реактив, например, мочевая кислота, и уже при раскрытии его можно было бы выбрать партию с нужным сроком годности.

Но в целом, АЖУР - это довольно приятная и удобная программа, которая действительно помогает в работе.

А скажите, с программой работаете только Вы сейчас? Или все коллеги в курсе, как пользоваться АЖУР?

На текущий момент чаще всех пользуюсь программой я. Но тут дело во времени приобретения ПО. Старшие специалисты в конце 2023 года были заняты подведением итогов отчетного периода и проведением регулярных проверок. У них пока не дошли руки до АЖУР.

А приобретение АЖУР было коллегиальным решением?

Да, верно. Мы испытывали сложности с пониманием остатков реактивов и с планированием закупок. Простыми словами, отслеживать и планировать закупки на полгода было нереально. Поэтому приобретение цифровой системы учета не стало стало сюрпризом для коллег. Скорее, наоборот - все наконец-то выдохнули, что в учете лабораторий наконец-то будет какая-то ясность.

А по части функционала ПО. Можно ли сказать, что у Вас уже получилось вникнуть во все особенности АЖУР?

Да, все интуитивно понятно. Есть некоторые неудобные для нас моменты, но это, на самом деле, мелочи. С ними будем разбираться, в том числе с помощью Вашей технической поддержки.

А можно назвать какие-то рабочие показатели при оценке результатов после внедрения АЖУР?

Меньше времени уходит на подсчет остатков на складе. Меньше времени уходит на формирование списка требований к закупке. Проще стало контролировать сроки годности партий: мы сразу видим, что у нас устаревает, а значит это нужно использовать или списать.

А на Ваш профессиональный взгляд, как такие оптимизированные с помощью ПО процессы влияют на бизнес?

Цифровые технологии упрощают работу. А это значит остается время на другие важные вопросы. Проще говоря, мы тратим меньше времени на организационные вопросы, а значит можем уделить больше внимания основным нашим задачам - лечению людей, анализам пациентов и медицинской практике. То есть головная боль “у нас закончился реактив, и надо его где-то достать” ушла на второй план.

Правильно понимаю, что  ранее из-за решения рутинных задач порой из фокуса выпадали приоритетные?

Да! Бывали курьезы. Срочные анализы, а реактива нет. И самое интересное, что никто не знал причины, почему реактив подошел к концу и не был закуплен. Конечно же, такие ситуации были не часто и все-таки решались. Но это, мягко говоря, не очень приятно.

Лучше это предотвращать, чем хвататься за голову, когда такая ситуация произошла?

Несомненно.

А до приобретения АЖУР у вас в лабораториях не было цифровых программ?

Да, это были обычные журналы. И кто-то их не заполнял, кто-то это забывал делать. И такой учет практически невозможно контролировать. Особенно если это суточная лаборатория, где каждый день новая смена и новый лаборант.

С АЖУРом проще?

Да. Повторюсь, что у нас только одна лаборатория располагается на трех этажах. И теперь не нужно бегать по этажам, чтобы перепроверить журналы и найти незаполненные или неточные данные. Теперь мы просто открываем программу и смотрим, что у нас в наличии и где.

И последний вопрос. На старте нашей совместной работы и в продолжении насколько вы довольны работой с компанией “БравоСофт”?

Довольны настолько, насколько это возможно. Вы все понятно объясняете и всегда помогаете. Общения было не очень много, так как мы только начали взаимодействие, но уже сейчас ощущается внимательное отношение к нашей организации. Это очень важно.

Спасибо! Это приятно слышать. Вы всегда можете обратиться ко мне, как к персональному менеджеру. Надеюсь, что наша работа будет радовать Вас и в будущем. И если есть вопросы по АЖУР уже сейчас, готова на них ответить.