Респондент:
Заведующая лабораторией ООО "Рубикон" Андрущенко Вероника Сергеевна
– Здравствуйте, Вероника Сергеевна! Хотелось бы узнать, какие основные головные боли вы хотели закрыть, когда приобретали АЖУР? Были ли моменты, которые хотелось улучшить?
– Добрый день! У нас весь учёт реактивов вёлся на бумаге. То есть мы на каждый реактив заводили бумажную карточку, вели там списание. И мы хотели от этого уйти. У нас очень много реактивов. Соответственно, большие папки с карточками на каждый из них. И сертификаты тоже мы храним в отдельных папках. Всё это занимает место. Поэтому нам хотелось учёт в электронную систему перевести. Собственно, поэтому и приобрели АЖУР. Нам понравилось, что можно это всё делать на компьютере, и сертификаты прикреплять те же самые, не нужно хранить их бумажные аналоги. Из вкладок – “Химреактивы”, “ГСО” и “Прекурсоры” – мы пока пользуемся только вкладкой “Химреактивы”: ГСО у нас в лаборатории нет, и прекурсоры отдельно тоже мы не ведём. У нас нет такого по процедуре. Может быть, мы захотим эти вкладки для каких-то других целей использовать: например, вести учёт хроматографических колонок.
– Да, вы можете адаптировать систему под себя. Мы можем с этим помочь. Например, ГСО расходуется штуками, поэтому в эту вкладку можно оборудование какое-то вносить, если у вас есть, и всё будет в одном месте.
Скажите, а вы реактивы уже все перенесли, или ещё в процессе?
– Да, химреактивы мы уже все перенесли, все лаборатории всё внесли, уже весь учёт ведём здесь.
– А когда планируется аккредитация у вас?
– У нас она была в июне; следующая, наверное, примерно к зиме будет. Это будет повторная периодическая оценка.
– Лаборатории, которые проходили аккредитацию с системой АЖУР, дают положительную обратную связь, потому что есть разница – в бумажном виде всё подготавливать, это и эмоционально тяжело, либо в автоматизированном, где всё подсчитано, у специалистов аккредитации не бывает вопросов обычно. Нет подготовки за несколько месяцев, всё прозрачно, можно выгрузить из системы любой период.
А скажите, переход в систему много времени занял?
– У нас порядка 300-400 реактивов, и человек, который занимался переносом, конечно же, не сидел целыми днями, всю свою рабочую смену, за этим занятием. Я выделяла ему время по полдня, через день, и в таком режиме месяца три, наверное, мы всё переносили.
– А в бумажном виде вы продолжаете вести? Или только в электронном формате уже?
– Нет. При переносе с бумажного варианта мы на нём сразу делали пометку, что учёт перенесён в АЖУР. И всё, далее мы ведём только здесь, то есть никакого двойного учёта.
– У вас довольно-таки большой коллектив. Как отреагировали сотрудники на переход? Бывают возрастные сотрудники, которые такие нововведения сложно воспринимают. Всё ли всем было понятно в обучении, сразу ли начали пользоваться?
– Ничего такого я не вспомню, всё нормально прошло. И молодые, и возрастные сотрудники – все положительно отнеслись и сразу стали пользоваться без вопросов. Там же всё легко, прозрачно. Многие сотрудники отметили удобство, что через телефон можно зайти, списать.
– А какие главные изменения вы как руководитель можете выделить на данный момент в своей работе после внедрения системы?
– Я проверяю рабочие записи химиков, и мне АЖУР намного упростил жизнь. Теперь мне не нужно обкладываться папками, искать карточки на каждый реактив – просто вбиваешь дату, когда человек работал, и смотришь списание, сразу всё видно: сколько, когда, чтО взял конкретный человек. Не вставая со своего рабочего места и без всех этих бумаг и папок, я сижу, всё спокойно проверяю. Ну и ещё, у нас одна картотека на всю лабораторию была. И вот приходят пять сотрудников, и им нужно всем одновременно сделать списание, и они начинают за эти папки драться. И тут ещё я шестая со своими проверками. А теперь все одновременно могут каждый из своего кабинета всё списывать, и я параллельно это всё проверяю, и никто не теряет зря времени.
– А можете ли вы сказать, что использование АЖУРа повлияло на вашу компанию с финансовой точки зрения? Многие лаборатории отмечают, что система помогает планировать заказы на будущие периоды, пропадает необходимость в экстренной закупке.
– Мне трудно сказать, потому что я самими закупками не занимаюсь. Мы пользуемся, смотрим по остаткам, заказываем, но у нас такая специфика, что от срочных заказов мы никуда не денемся, потому что мы привязаны к производству, где планы постоянно меняются. Если они что-то вдруг решают делать и большими партиями, то нам приходится срочно заказывать какие-то реактивы. Плюс большой запас мы держать тоже не можем, нам площади не позволяют. Поэтому не сказала бы, наверное, что как-то финансово сильно повлияло.
– А скажите, каких-то рисков система АЖУР помогает избежать? Бывают сложности с утилизацией, или сроки не уследили, и нужно что-то делать с реактивами, то есть возникают какие-то экстренные ситуации. Вы для себя заметили, что АЖУР помогает избежать каких-то рисков?
– Конечно, да, он же подсвечивает сроки окончания годности, поэтому химик, который инвентаризацию ежемесячно проводит, увидит, что какие-то реактивы пора утилизировать. Ну и плюс ещё в том, что все исправления фиксируются в системе, можно посмотреть комментарии. Другими словами, есть прослеживаемость, и если что-то меняли, то можно посмотреть: почему, что, на что поменяли.
– Вероника Сергеевна, а можете ли вы сказать, что довольны сотрудничеством с нашей компанией?
– Да, могу.
– А что больше всего понравилось?
– Ну, мне как руководителю, опять же, больше всего понравилось то, что я могу всё быстро проверить, не отходя от своего рабочего места. Ну, а химикам, думаю, тоже удобно, что можно в любой момент сесть за компьютер и произвести списание. И даже с телефона!
– Спасибо большое за подробные ответы!